Concetti per la codifica di magazzino ...

I prodotti che vengono stoccati in magazzino sono generalmente chiamati articoli oppure referenze . Due articoli si ritengono diversi se, pur essendo destinati al medesimo uso, differiscono per almeno un carattere, ritenuto importante, come, ad esempio, la natura dei componenti, la qualità, le dimensioni, la forma, il colore, la confezione od altro ancora.
Nonostante un gran numero di referenze possa qualificare positivamente un'impresa - perché in questo modo potrebbe soddisfare anche le richieste dei clienti più esigenti ed aumentare il grado di servizio - solitamente si cerca di ridurre il numero di articoli da gestire per abbassare i costi relativi all'inventory management.
Fra i consigli migliori da seguire per ridurre le scorte c'è ovviamente quello di non tenere in magazzino prodotti succedanei, cioè destinati a soddisfare lo stesso bisogno. Questo suggerimento è particolarmente adatto alle aziende di produzione, meno a quelle commerciali. Le imprese industriali dovrebbero, infatti, detenere in stock - nel magazzino dedicato alle materie prime - solamente le merci di cui necessitano durante la fase produttiva. Le aziende distributive, invece, spesso detengono in magazzino diverse versioni di prodotto destinate allo stesso scopo perché è poi il cliente che esprime la sua preferenza. Un altro semplice consiglio da seguire per alleggerire lo stock è quello di non immagazzinare le merci che sono facilmente reperibili: con questo si intende che gli articoli ottenibili velocemente dal fornitore, e che dimostrano non aver problemi di disponibilità, devono essere acquisti, possibilmente, solo nel momento del bisogno.
Per applicare correttamente questi consigli, è necessario che qualsiasi impresa, industriale o commerciale, possa individuare univocamente gli articoli con i quali lavora. A questo proposito si ricorre alla classificazione e alla codificazione degli articoli.

Classificazione degli articoli

Dato che molto spesso gli articoli che un'impresa deve gestire sono numerosi, una loro classificazione può risultare necessaria. Con l'espressione classificazione si intende "il raggruppamento degli enti che compongono un dato insieme (o universo) in classi , ognuna delle quali è caratterizzata dal fatto di contenere tutti e soli gli elementi dell'insieme che presentano uno o più caratteri significativi". I caratteri distintivi e i limiti che si fissano per distinguere le varie classi sono puramente soggettivi, in quanto scelti da chi si occupa della ripartizione
Per operare una classificazione è necessario seguire una serie di analisi:
- Definire obiettivi ed esigenze cui deve rispondere la classificazione;
- Individuare le principali caratteristiche che contraddistinguono i diversi articoli stoccati;
- Vedere quali sono le caratteristiche più rilevanti, fra quelle individuate precedentemente, in base agli obiettivi cui deve rispondere la classificazione;
- Definire le classi in relazione alle proprietà considerate significative;
- Assegnare gli articoli alla relativa classe di appartenenza.
Il termine "classe" indica solitamente la categoria più generale. A mano a mano che si procede con la scomposizione, si individuano gruppi sempre più omogenei fino ad arrivare eventualmente al singolo articolo.

Codificazione degli articoli

La codificazione è un'operazione più complessa rispetto alla classificazione e, sostanzialmente, serve a velocizzare e semplificare l'identificazione di un articolo. I prodotti che tratta un'impresa, sia essa distributiva o industriale, hanno generalmente un nome dato dal produttore dell'oggetto stesso e/o dall'azienda commerciale che si occupa della sua distribuzione. Questo nome, che identifica univocamente l'articolo, viene detto codice.
Un codice è "un insieme di cifre o di cifre e lettere (ed eventualmente di altri simboli) che, posto in corrispondenza biunivoca con un elemento, serve per identificarlo". La sua struttura può dunque essere numerica (se composta di soli numeri), alfabetica (se formata solo da lettere), alfanumerica (se contiene numeri e lettere) oppure mista (se comprende numeri, lettere e altri segni come ad esempio "/", "-", "#"). Conseguentemente, codificare significa assegnare ad ogni prodotto un numero di codice, in base a criteri logici predisposti nel piano di codificazione.
Quest'ultimo è un documento aziendale interno che contiene la descrizione della procedura utilizzata per la codifica degli articoli e le norme da seguire per codificare eventuali nuovi prodotti. Il piano di codifica non è di facile stesura, in quanto deve cercare di soddisfare tutti gli obiettivi della codificazione, cioè :
1) costruire un linguaggio comune per tutte le aree aziendali interessate. Ufficio acquisti, area commerciale, magazzino, amministrazione e produzione (nelle imprese industriali) non devono incontrare equivoci nell'individuazione di un articolo.
2) costruire un linguaggio conciso. Ogni codice ha la funzione principale di riassumere in poche lettere e/o cifre le informazioni relative ad un determinato prodotto.
3) consentire l'impiego informatico. L'inserimento di codici univoci negli elaboratori velocizza e facilita le operazioni interne all'impresa (individuare dove un articolo è stato stoccato, visualizzare le unità rimanenti, ecc).
Considerando gli obiettivi appena elencati, una codificazione può essere considerata di qualità se è provvista di alcune caratteristiche, quali:
a) precisione, intesa come biunivocità tra il codice e il prodotto che identifica;
b) concisione, in quanto un codice breve è più semplice da utilizzare;
c) estensibilità, in modo da poter inserire in futuro eventuali articoli ancora non trattati;
d) praticità, evitando ad esempio di utilizzare cifre che possono essere confuse con lettere o viceversa;
e) significatività o evocatività, cioè esprimere velocemente il tipo di articolo in questione.
Alcuni esperti sottolineano il fatto che il carattere di significatività sia, al giorno d'oggi, subordinato a quello della concisione. A sostegno di questa affermazione la lenta ma costante scomparsa dei codici composti da molte cifre (che richiamano intuitivamente tutte le peculiarità dell'oggetto), a favore dei codici ridotti (5 o 6 cifre che esprimono solamente i caratteri principali del prodotto).
Anche la tipologia del codice, oltre alla sua lunghezza, può essere oggetto di scelta.
In particolare, un codice può essere parlante, non strutturato oppure misto.
-È chiamato parlante quando ogni elemento usato per la codifica (cifra o lettera) esprime un significato, cioè permette di estrapolare direttamente dal codice alcune caratteristiche del prodotto
-Un codice non strutturato, invece, è composto di elementi che non evocano informazioni alla semplice lettura. Questi codici, una volta inseriti negli elaboratori elettronici, potranno comunque fornire tutti i dati di cui si ha bisogno: dimensioni, peso, colore, materiale, costo, ecc.
-Infine, un codice è detto misto, se in esso coesistono entrambe le tipologie appena descritte.
Queste tipologie di codice sono ottenibili tramite differenti metodi di codificazione. Nella realtà, comunque, il migliore sistema risulta dalla combinazione di più metodi elementari.
Si individuano tre tipi di codificazione:

- Codificazione in sequenza (o in un ordine progressivo o cronologica);
- Codificazione in sequenza a settori;
- Codificazione per gruppi di caratteri (o merceologica);

Il primo metodo di codificazione - in sequenza - assegna all'articolo un numero progressivo che non ha alcuna pretesa di significatività. Il codice deve necessariamente avere tante cifre quanti sono gli articoli da codificare: ad esempio, fino a 9.999 articoli il codice richiede 4 cifre, oltre i 9.999 deve essere composto di 5 cifre, e così via. Il vantaggio di questo metodo è che genera codici molto brevi. Lo svantaggio è che, non essendo evocativo (o parlante, utilizzando la terminologia prima introdotta), risulta di difficile gestione, soprattutto per le possibili duplicazioni o i frequenti equivoci.
La codificazione in sequenza a settori è una evoluzione della semplice codificazione in sequenza. Cerca infatti di assegnare un range di valori a determinate categorie di prodotti per dare più significatività al codice. In questo modo si individua velocemente a quale gruppo appartiene l'oggetto in questione.
Lo svantaggio principale di questo tipo di codificazione è la difficoltà di prevedere una corretta ampiezza dei settori. Si rischia, infatti, di dover posizionare un prodotto in una categoria non esatta (ad esempio quando le posizioni sono esaurite), causando confusione e rinunciando così al carattere di significatività ricercato.
La codificazione per gruppi di caratteri (o merceologica) utilizza differenti posizioni del codice per indicare diverse informazioni sulle caratteristiche dell'articolo. Se ad esempio un codice è formato di sei cifre, potrebbe essere frazionato in quattro parti come nella figura seguente.

Fig.1 - Codificazione per gruppi di caratteri (o merceologica)

I quattro campi così determinati potrebbero identificare la classe, la sottoclasse, un numero progressivo che individua l'articolo all'interno della sottoclasse e infine le sue dimensioni. Dato che la struttura del codice rimane la stessa per tutti gli articoli, qualora un prodotto non possedesse certe caratteristiche, il relativo spazio del codice dovrebbe indicarlo. Per far ciò, si inseriscono convenzionalmente degli zeri in tali posizioni.
Inoltre, quando la classificazione degli articoli si sviluppa in più stadi -
quindi ramificata in classi, sottoclassi, gruppi, sottogruppi, ecc. - la codificazione può seguire lo schema delineato nella figura 2.

Fig.2 - Codificazione merceologica ramificata

Nell'esempio proposto in figura 2 da Urgeletti Tinarelli (1981), un codice di sei cifre può essere composto dalle prime quattro indicanti classe, sottoclasse, gruppo e sottogruppo (XAAA) e dalle ultime due che rappresentano un numero progressivo utile ad identificare l'articolo all'interno del sottogruppo (01, 02, ecc.).
In questo caso, come per la codificazione in sequenza a settori, bisogna prestare particolare attenzione alle ultime due cifre - relative al numero progressivo - perché permettono solamente 99 combinazioni. Ciò significa che ogni sottogruppo non può contenere oltre 99 articoli.
Per quanto riguarda le prime quattro cifre, se queste sono composte da lettere che evocano informazioni sul prodotto codificato, si può dire che il codice in questione è parlante .